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举报政策

和黃醫藥(中國)有限公司(「本公司」)審核委員會(「審核委員會」)建議,並已獲本公司董事會(「董事會」)採納此政策(「政策」),以確保獲悉及適當處理本公司、其附屬公司及聯屬業務(「本集團」)的高級人員及僱員(統稱「僱員」)及與本集團有業務往來的人士(例如客戶、供應商、債權人及債務人)就本集團業務及營運所表達的投訴及關注。
本公司承諾達致並維持最高度開放性、廉潔及問責性之水平。

1. 本政策的目的

本政策的目的是就會計、內部會計控制及審計事宜以及非法或不道德事宜由僱員及第三方提出的投訴或關注而確立保密接獲、保留及處理的程序。

所有現有僱員及所有新僱員在加入本集團時將獲通知本政策。

2. 範圍

本政策適用於本集團全體僱員及第三方。

儘管本公司無法詳列所有構成不當行為、失當行為或不良行為之活動,然而本政策擬涵蓋可能會對本集團有影響之嚴重問題,而該等嚴重問題包括但不限於下列各項:

  1. 刑事罪行;
  2. 違反法律或監管規定;
  3. 審判不公;
  4. 有關本集團財務匯報、內部監控或其他財務事宜之不良行為、不當行為或欺詐;
  5. 違反本集團之規則、政策或內部監控;
  6. 危害個別人士之健康及安全之行動;
  7. 歧視或騷擾之行動;
  8. 對環境造成破壞之行動;
  9. 專業、道德上或其他方面之不良行為或過失;
  10. 可能損害本集團聲譽之不當操守或不道德行為;及
  11. 蓄意隱瞞上述任何行動。

3. 保障

在作出舉報時,舉報人士或實體(「舉報者」)應審慎確保資料之準確性。

舉報者根據本政策作出真實及適當舉報,將獲得保障免受任何不公平解僱、受害或未經授權之紀律處分,即使有關舉報其後被證實為誤報或並無獲得證實。凡對真實舉報者作出騷擾或迫害之行動會被視為嚴重行為失當,一經證實,可能導致被解僱。

4. 舉報及調查

下文載列將就(i)僱員向本公司作出投訴或提出關注,及(ii)本公司處理所接獲投訴,而設立的機制。

4.1. 作出舉報

  1. 每個以報告形式作出的投訴應親自或以書面方式通過電子郵件發送至report@hutch-med.com(由總經理—集團管理服務部查閱)或郵寄至香港皇后大道中2號長江集團中心48樓致「總經理—集團管理服務部」,其將向審核委員會主席匯報。總經理—集團管理服務部(「集團管理服務部」)將決定就舉報而採取的行動過程並有權作出委派。
  2. 所有郵寄的書面報告均應使用密封的信封發送,信封面註明「私人機密函件—僅由收件人拆閱」,以確保機密性。
  3. 如集團管理服務部總經理遭到投訴或出現、產生或以其他方式發生利益衝突,則報告應親自或郵寄至相同地址,並註明收件人為審核委員會主席。
  4. 舉報者均須提供不正當行為的詳情(包括相關事件、行為、活動、姓名、日期、地點及任何其他相關資料)。
  5. 舉報者毋須提供其詳情(包括姓名、部門/業務單位、公司、聯繫電話、地址或電郵地址),但如提供以方便調查,則會予以絶對保密。
  6. 舉報者亦可透過本集團其他舉報途徑作出舉報,有關管理人員須根據本公司《道德規範》與《防止賄賂及反貪污政策》向集團管理服務總經理匯報。

4.2. 調查

  1. 集團管理服務部總經理將根據初步查詢(包括與舉報者跟進聯繫),對是否適合調查投訴作出初步決定。如調查可能涉及集團管理服務部總經理或可能因集團管理服務部總經理的參與而受到影響,則審核委員會主席應直接負責調查。
  2. 決定是否適合作出調查時將予考慮的因素包括(i)投訴的性質,(ii)可能涉及或知悉相關事實的人士的職位,(iii)事實曝光的性質及程度,包括聲譽受損的風險,及(iv)事實是否涉及一種既定的不正當行為模式,或顯示若不採取特定糾正措施則很可能會再次發生問題。
  3. 集團管理服務部總經理在決定是否作出調查時,有權在適當的情況下諮詢或牽涉審核委員會、人力資源部或本集團內其他部門。在所有該等情況下,集團管理服務部總經理須遵守第6條所列的保密規定。所有該等部門人員均獲授權及鼓勵其充分合作。集團管理服務部總經理及審核委員會主席有權聘用外部顧問或動用其他資源協助進行任何調查。如對相關事宜進行內部查詢/調查被視為屬適當及必要,將盡力確保不會影響其他相關執法機關對同一事宜可能進行之任何查詢/調查。
  4. 集團管理服務部總經理或(如集團管理服務部總經理遭受投訴)審核委員會主席將於接獲舉報後在切實可行情況下盡快回覆舉報者(如可予聯繫):
    • 確認接獲舉報;
    • 告知舉報者會否進一步調查事宜及(如適當)已採取或正採取的行動或不作出調查的原因;
    • 在切實可行情況下,提供調查及最終回應的預計時間表;及
    • 表明正採取或將採取的任何補救或法律行動(如可行)。

5. 審核委員會監督

在每次審核委員會會議或審核委員會要求的其他時間,集團管理服務部總經理將向審核委員會報告自上一次狀況報告以來所接獲的投訴、所有待作出調查的狀況,以及自上一次狀況報告以來所有已終止或完成調查的解決方案及結果。每份狀況報告的副本亦將提供予主席、首席執行官及公司秘書。

6.保密

所有舉報均予以保密。除獲得舉報者同意或在以下情況下,否則舉報者的身份不會被洩露:

  1. 審核委員會認為,披露身份對於調查而言屬重要或符合本公司利益;
  2. 舉報懷有惡意或惡作劇的意圖或濫用本政策,而無意義或不誠實地提出;
  3. 為遵守任何適用法律或法規,或應任何相關監管機構(包括倫敦證券交易所AIM市場、納斯達克股票市場、香港聯合交易所有限公司、香港證券及期貨事務監察委員會)或按對本公司具有司法管轄權的任何法院的指令或指示,而須披露;及
  4. 公眾已得悉舉報及舉報者的身份。

為免影響調查及任何跟進行動,舉報者亦須將與舉報有關之所有資料保密,包括其已作出舉報之事實、事件性質、牽涉各方之身份以及本公司在處理舉報過程中與舉報者分享之任何其他資料。

7. 虛假舉報

倘舉報者帶有惡意、以欺詐手段、別有用心或為謀取私利而作出虛假舉報,本公司保留拒絕調查或中止調查之權利,並對舉報者(僱員或第三方)採取適當行動以追討因有關虛假舉報而招致之任何費用、損失或損害。僱員亦可能面臨紀律處分,包括在適當情況下被解僱。

8. 記錄保存

所有接獲舉報之不當行為、失當行為及不良行為之記錄(包括任何調查結果)將由相關各方根據第4段在進行調查及任何可能跟進行動所需期間內保存。

9. 與法律及法規一致

本政策應與倫敦證券交易所AIM市場、納斯達克股票市場、香港聯合交易所有限公司或任何其他監管機構可能不時就本政策所規管的事宜規定或頒佈的任何相關法律、法規、規則、指令或指引一併閱讀並予以遵守。如本文所載的任何政策與倫敦證券交易所AIM市場、納斯達克股票市場、香港聯合交易所有限公司或任何其他監管機構規定的任何相關法律、法規、規則、指令或指引(或其任何部分)不一致或相衝突時,該等不一致或衝突應以後者所規定的為準。

10. 審閱及批准本政策

審核委員會須監察本政策之實施、監督及執行。審核委員會將按需要不時審閱本政策,以確保其持續遵守適用法律及上市標準(如有)以及其有效性。

本政策的所有修訂必須獲審核委員會批准並由董事會採納。

本政策於本公司網站刊載。

 

董事會於2007年3月21日採納

並於2013年7月29日、2016年3月17日、2017年3月10日及2023年2月24日修訂